技术培训

电话:
63585010     6358231
13601322658

联系人:祝冰龙、 廖微华  13601386739

通讯地址:北京市丰台区太平桥街道菜户营58号(财富西环大厦)1918室

技术培训
管理体系的内部审核基本知识
关注:1187 发布时间:2012-12-26 作者: 来源:
    
    ISO9000:2000对审核的定义:“为获得审核证据并对其进行客观的评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。”可见,审核看作是一项寻找事实,验证体系有效性和适用性的工作,而不是对工作的检查。其目标是获得关于管理体系有效运行程度的信息,发现体系改进的机会。    
    审核使需要改进的领域变得更加突出,以便采取措施,使管理体系体系更加具有适宜性、一致性和有效性。管理体系内部体系审核是企业对自身的检查,检查操作过程是否符合管理体系基本原理的要求,确保寻求不断完善、持续改进的机会。因此,管理体系中必须制定书面的内部审核程序并有效地贯彻执行。
    内部审核程序必须保证审核员职责、权力;审核“主管”人员的权力和向管理者报告的要求;审核小组与有责任和权力决定并执行纠正措施的管理人员直接交流。必须对内部审核进行策划,以保证全面涵盖管理体系范围所有方面
1审核计划和准备
1.1审核计划要求
    在审核计划中决定审核频率时需考虑以下要求:
    l)所有的体系所涉及的活动一年至少审核一次。
    2)解决不符合项及落实纠正措施的额外要求;
    3)在认证机构的监督计划中明确的。
    企业的管理体系小组组长通常负责以下活动的控制和计划:
    l)审核的频率;
    2)明确每个审核任务的要求,包括审核员资格和审核小组组成;
    3)通知审核员和被审核方审核日期及要求;
    4)提供审核中可能用到的相应的文件、标准和程序;
    5)任命一名审核组长;
    6)决定每次审核是否需要聘用专家;
    7)提供以前的审核报告及尚未解决的不符合项的报告复印件。
    这些要求的全部或部分可交给审核组长负责,这取决于组织的规模。
1.2审核员的责任
    执行审核时审核员负有极大的责任,因此审核员必须确保他遵守下列要求:
    l)不要超越审核范围,除非有特别的意图;
    2)在审核中保持客观和公正;
    3)收集和分析相关的证据(观察/审核记录)以得出体系有效性的结论;
        4)密切注意可能会影响审核或需要进一步核查或调查的现象,这些现象可能会成为客观证据;
    5)协助审核组长根据审核中发现的客观证据归纳出不符合项;
1.3 被审核方的责任
    接受审核时被审核方的管理者有以下责任:
    l)向员工解释审核的目的和范围;
    2)指定陪同审核员的负责人,并明确其确认不符合项的权利范围;
    3)提供审核员需要的资源以确保审核能够高效率的进行;
        4)提供便利条件,使审核员能够不受限制的接触体系设施并收集体系符合性的客观证据;
    5)与审核员合作,确保达到审核目标;
 6)根据审核报告中提出的不符合项决定并实施有效的纠正措施。
2 审核
2.1 首次会议
 首次会议为以后的活动作一个大致的安排,由审核员与被审核部门的管理者共同召开,双方将澄清审核的要求,明确审核中易发生的问题。
2.2 审核要求
审核是按照规定的管理体系的全部要求进行的,每项审核应按照制定的程序和计划进行。审核的目的是收集客观证据,填入“观察/审核记录”表内。观察/审核记录可成为客观证据,根据这些证据可对现行体系进行评估,验证其有效性和适用性,或识别体系中的不符合项,并通过商定的纠正措施加以改进。必须明确指出,发现的任何不符合项是被审核方体系自身的责任,与审核员无关。
2.3观察/审核记录
观察/审核记录收集了整个审核中关于管理体系有效性的全部客观证据,这些客观证据要记录到核查表中。
  这可通过下列办法得到:
    l)寻找体系按规定要求运作的客观证据,证明该体系按规定运行;
        2)当发现明显的不符合项时,应该寻找客观证据。问题的出现是结果而不是原因,而客观证据等于寻找原因;
        3)审查被审核方的管理体系,确保所有负责与体系有关的管理、执行和验证工作人员的职责、权力和相互关系都作了明确规定;
        4)审查被审核方管理体系文件的每项要求,以保证体系覆盖了所应满足的要求并有效执行;
    5)审查体系文件,按照主目录核查程序文件和工作指导书的完整性、适用性和版次;
    6)在被评审的工作区域寻找贯彻程序文件和工作指导书的客观证据。程序文件和工作指导书必须是现行有效版本,其分发应受到控制;对检查专家、技术员和操作人员的培训和考核记录,尤其是需要专门技术的领域;
7)跟踪纠正措施的贯彻效果;
    8)对己验收的工作随机抽查,并将结果与相应的要求、接收原则和采用的有关文件状态相比较;
 9)涉及到工艺过程时,要审核工序控制和记录,以确定其符合标准。
将整个审核中观察/审核记录表所收集的全部客观证据记录到审核员的核查表中,然后检查这些证据,以决定是否有不符合项需要报告。审核中发现的所有不符合项都应以不符合项报告的形式提交给被审核方的管理者。必须使他们完全明白,每个不符合项都是他们自己的责任!!
2.4总结会
    末次会议通常邀请被审核方的高级管理者参加。
    l)感谢被审核部门的合作;
    2)重申审核中使用了抽样的方法;
    3)请管理者在审核员报告之后再提出问题;
    4)讲述审核报告,包括详细的观察/审核记录和不符合项报告;
    5)请大家对不清楚的问题提问,并就审核观察/审核记录和不符合项报告达成一致意见;
           6)与被审核方的管理者商定需要采取的跟踪措施。这包括评审的日期、完成的通知方式以及其他相关协议,这些协议应记录在不符合项报告上;
7)如果详细报告的草稿已准备好,应于此时讲述,包括相关不符合项报告;
8)商定保密措施及最终报告提交的日期和分发范围。
3审核后续活动,报告和跟踪活动
3.1审核报告
审核报告是审核小组组长在小组成员的协助下,根据核查表中观察/审核记录编写的,由审核小组组长签名。每个组员将得到一份副本,审核报告应包含以下内容:
  l)审核宗旨及任务的介绍和描述;
  2)审核中所发现的情况,包括全部概述;
  3)审核中发现的情况,包括不符合项和根据体系要求商定措施的详细描述,通常应附上不符合项报告;
  4)上次审核中未解决的不符合项在这次审核中已解决的说明;
  5)关于商定纠正措施(含时间进度)的说明,这可以包括在不符合项报告中;
3.2 跟踪活动
    l)对相应的纠正措施确认并做出计划安排;
    2)向审核小组组长提交一份关于采取的纠正措施及对“观察/审核记录”的反应的详细的书面答复;
    3)被审核部门的管理者或经理负责执行纠正措施;
    4)纠正措施圆满落实后以书面形式通知审核组长,可以采取交回填好的不符合项报告的方式;
    5)在商定的时间进度内,审核组长要检查经理、部门经理或执行经理对报告和不符合项的反应;
    6)审核组长跟踪纠正措施的落实以确保不符合项已得到有效的纠正,所有的更改也得到了控制;
    7)如审核组长对已落实的纠正措施感到满意,应在填好的不符合项报告上签字。这项工作可在跟踪审核中进行。
4 记录
    审核记录是判断管理体系合适性的主要依据,也是审核已经执行的证据。
    管理体系审核记录应按照审核程序规定的期限保管,包括:
    l)审核计划;
    2)审核报告及核查表;
    3)对报告的反应;
    4);不符合项报告;
    5)有效完成纠正措施的证据;
6)所有的审核来往信函;
7)跟踪报告;
    8)所有受过培训的审核员及其资格的清单;
    9)审核员的资格和培训记录应与其参加过的审核的报告保存同样长的时间。